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Consejos para codificar productos en ferreterías

2019-07-16T12:45:28+02:0016 julio 2019|Multiplo ERP|

En ferreterías y puntos de venta de distribuidores industriales, dar un buen servicio al cliente conlleva, entre otras cosas, ser capaces de servir los productos rápidamente y sin esperas para éste. Hacer esperar al cliente más de lo debido simplemente para localizar un artículo en nuestra tienda es, hoy en día, casi inadmisible.

productos de ferretería

Los clientes son muy exigentes, y es probable que no vuelvan a comprarnos si les hacemos esperar más de la cuenta. Esto se puede solucionar codificando nuestros productos y artículos para “encontrarlos” rápidamente a través de nuestro sistema informático. Pero debemos hacerlo de la forma correcta. Si no tenemos claro el procedimiento a seguir a la hora de realizar la codificación, más pronto que tarde acabaremos con un sistema totalmente desorganizado que seguirá siendo un desastre administrativo, y que se volverá a traducir en tiempos de espera más dilatados. 

Para que, a la larga, nuestro sistema de codificación funcione y sea útil, tendremos que dejar clara una serie de normas básicas para que todos los trabajadores codifiquen y agrupen los productos de igual forma y de la manera más clara posible.

 

Algunos consejos para codificar productos en ferreterías y empresas de distribución correctamente

 

#1 · Invertir tiempo en la codificación

 

Personal de oficina con documentos

Es importante hacer un trabajo previo y buscar la mejor forma de codificar los productos.

Si las esperas en nuestra tienda son molestas para nuestros clientes, seguramente se deba a una mala respuesta del sistema a la hora de intentar localizar un producto.

Muchas veces tendemos a dar poca importancia a la tarea de dar de alta los artículos en el sistema. Sin embargo, este proceso debería de seguir unas pautas claras para adecuarse al estándar que queremos seguir. Si damos de alta los productos sin poner atención a los detalles, esto revertirá en errores y retrasos a la hora de intentar localizarlos ya que, antes o después, el sistema se irá enmarañando hasta resultar irreconocible. Una vez en caja, cuando busquemos artículos, encontraremos errores de no correspondencia con lo que buscamos: familias, códigos, productos, precios, etc.

Por ello, es importante dedicar el tiempo y recursos necesarios a esta tarea. Además de intentar que todos los sectores de la empresa se impliquen, para que puedan debatir y proponer ideas de mejora en la organización de estas categorías antes de implementarlas. Si tenemos en cuenta a todos los sectores, conseguiremos que el criterio escogido sea útil para todos y que tenga mayor aceptación entre el personal. 

 

#2 · Pensar cómo vamos a categorizar los artículos

 

Muchas veces se toma a la ligera, pero categorizar los productos de una tienda es una tarea importante. No obstante, cómo lo hagamos desde el principio va a dejar una profunda huella en nuestro negocio y su organización por años. Por ello, debemos encontrar la forma de identificar los artículos con coherencia y claridad para evitar errores.

Todos los productos han de estar correctamente articulados en el sistema mediante un código y una descripción adecuadas. Además, el producto ha de organizarse en base a unas categorías y jerarquías que nos ayuden a encontrarlo dentro de familias de productos. Los encargados de esta tarea tendrán que definir unas pautas a seguir que identifiquen los productos lo más claramente posible. Así, en el futuro, cualquier trabajador podrá conocer el método y hacer búsquedas con facilidad y lógica

Algunas pautas a seguir para crear una buena codificación son:
  • Pensar primero en cuáles son las “grandes categorías” de la empresa, diferenciando entre productos para la venta, materias primas, embalajes, etc.
  • Seguir siempre el mismo orden para describir los artículos. Por ejemplo, primero la familia, luego el grupo, el modelo, las medidas…
  • Concretar criterios como el uso de mayúsculas y minúsculas, abreviaturas o signos. 
  • Fijar el código numérico o alfanumérico a utilizar, así como lo que significará cada segmento del mismo.
  • Definir, en su caso, códigos para añadir descripciones adicionales a los productos. 

También resulta de utilidad definir ciertas “restricciones” para ayudar a que el sistema siga organizado. Por ejemplo:

  • Prohibir que un artículo esté guardado en dos familias distintas, es decir, que un mismo artículo tenga dos códigos distintos.
  • Impedir que dos artículos tengan la misma descripción y sólo se distingan por la descripción adicional. Lo mejor para agilizar el sistema es que en la descripción principal quede clara la diferencia entre ambos.
  • Asimismo, debemos evitar el uso de sinónimos para describir el mismo tipo de producto. Intentaremos utilizar una serie de términos “genéricos” que todo el mundo pueda identificar con lo que quiere buscar para que lo encuentre rápidamente.

Un consejo: resulta de utilidad no utilizar números correlativos en la parte del código que indica el artículo. Así, si en el futuro queremos añadir otros artículos a esa misma familia o grupo, podremos utilizar los números que hemos dejado vacíos para intercalar estos nuevos productos. Para ello podemos definir la numeración de los productos, por ejemplo, de 10 en 10.

 

#3 · Dejarlo por escrito 

 

Persona mirando un manual de uso

Disponer de una guía para estandarizar el sistema de codificación resultará de gran utilidad.

Por último, es muy importante dejar por escrito y en un manual accesible a todo el personal las pautas a seguir que hemos definido para la codificación. El criterio que finalmente vamos a utilizar habrá llevado un importante trabajo previo y, si no conseguimos que el personal lo conozca y lo siga, iremos acumulando errores en el sistema hasta que sea totalmente inútil. Crear un sencillo manual y hacer hincapié en su seguimiento será de gran ayuda y contribuirá a que nuestra tienda siga organizada en todo momento. 

 


Por supuesto, también resulta fundamental contar con un equipo formado por un software de gestión en el que poder introducir los artículos, y al menos una pistola o lector de códigos. El software ha de ser capaz de realizar filtros de búsqueda eficientemente, así como de actualizarse a tiempo real para llevar una correcta gestión de altas, bajas, inventarios y stock disponible.

Codificar productos en ferreterías y empresas de distribución de una forma organizada y sin errores se traduce fundamentalmente en rapidez a la hora de pasar por caja. Pero también en consultas más rápidas y eficaces, y mayor automatización de nuestro almacén. Además, al reducir los errores de identificación y reconocimiento de los productos en el punto de venta, se agiliza la atención al cliente

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