Un software ERP es un sistema creado para llevar, en última instancia, la administración total de la empresa. En general, los programas de gestión están preparados para adaptarse a la forma de trabajar predominante del sector al que van dirigidos. Sin embargo, en ciertas ocasiones pueden requerir por nuestra parte una cierta reestructuración en la metodología de trabajo. Estos cambios nos ayudan a sacar el máximo partido a nuestro programa, y evitan que caigamos de nuevo en la repetición de ciertos procesos, lo que precisamente queremos evitar al implantar el ERP.
Cuando alcanzamos el equilibrio entre nuestra “antigua” forma de trabajar y la metodología que el ERP va a exigir de nosotros, es cuando podremos sacar todo el jugo al programa. Así, conseguiremos generar esas ventajas competitivas que buscamos en cada sector de nuestra empresa.
Para alcanzar esta meta, debemos hacer una implantación gradual y bien pensada, en la que no sólo involucremos nuestros equipos, sino a nuestro personal. Ésta es una de las claves del éxito en la implantación del ERP. El personal ha de estar correctamente informado de lo que supone este cambio, de las mejoras que va a traer a su puesto de trabajo y del tiempo que le va a ahorrar.
Fases para la exitosa implementación de un ERP:
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Conocer las necesidades de nuestra empresa
Además de optar por un programa de gestión en concreto, debemos plantearnos qué necesidades queremos cubrir ahora y en el futuro. Por ejemplo, si tenemos una fábrica de sofás, quizá nos gustaría implantar un sistema de códigos de barras para identificar rápidamente los productos en toda la cadena productiva y en la carga de camiones. Una buena opción es trazar un plan de implementación con la ayuda de nuestro proveedor de software. Éste nos orientará sobre los plazos y las mejores opciones para nuestro negocio.
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Mejorar y estandarizar procesos. Un proceso traumático: prepararse para el cambio
Al implantar el ERP, algunos procesos que antes se hacían de forma manual y repetitiva desaparecerán. Constantes llamadas, transcripción de los mismos datos de un sitio a otro… Este tipo de procesos se simplifican al máximo si la implantación se hace correctamente. Pero para ello, lo primero que necesitamos es una correcta formación de los trabajadores. Así como, por supuesto, la convicción de todos ellos de que estos cambios van a ser para mejor. De poco sirve implantar un ERP si el personal no está por la labor de utilizarlo.
Debemos superar la resistencia al cambio. Y esto requiere de un proceso previo en el que informemos correctamente a nuestros trabajadores. Así, la implantación del ERP y la estandarización de los procesos se hará de una manera mucho más sencilla y beneficiosa para la empresa.
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Probar el programa
Tras una primera fase de formación y de contacto con el programa, lo más conveniente es disponer de una fase de prueba. Los trabajadores deben “toquetear” el software de gestión sin miedo a equivocarse con una empresa de prueba.
Aunque tengamos una formación previa, es imposible aprehender la totalidad del programa y sus miles de funciones. Cada trabajador va a emplear principalmente un número reducido de las herramientas disponibles. Habrá, pues, de “hacerse a ellas” con el método de prueba y error. Y la mejor forma de asimilar conceptos es probando el programa sin miedo.
La implantación de un programa de gestión en nuestra empresa será mucho más exitosa si seguimos estos pasos. Además, los proveedores de soluciones ERP como Daemon4 ponemos a disposición de nuestros clientes planes de mantenimiento y de soporte. Así, nuestros clientes tienen un equipo de técnicos a su disposición para las dudas que les surjan.
