Controlar el almacén es gestionar el flujo de las mercancías y artículos desde que entran y hasta que salen del mismo. Un buen sistema de gestión de almacenes (SGA), integrado dentro del ERP, ayuda a mejorar la gestión de estas entradas y salidas. Y lo hace tanto a nivel documental como físico, controlando todos los movimientos dentro del almacén.

La importancia de la gestión de los almacenes es vital para el buen funcionamiento de una empresa.

 

Controlar el almacén para optimizar la gestión de la empresa

Una correcta gestión del almacén no limita su campo de acción a las cuatro paredes del mismo, sino que sirve para optimizar la productividad, así como los recursos de la empresa en su globalidad.

El SGA ayuda a aprovechar el espacio y automatizar las tareas que los operarios realizan en el almacén. Tareas como la preparación de pedidos, reubicaciones, cargas, inventarios o control de stock, entre otras. El programa saca el mayor partido a todos los procesos para reducir costes y, finalmente, mejorar el servicio al cliente y, por tanto, la imagen que proyecta nuestra empresa.

 

> Las herramientas del SGA

El SGA se complementa con distintos sistemas digitales de captación que traspasan al programa de gestión los datos recogidos en el almacén para poder automatizar las tareas. Estos dispositivos (antenas RFID, PDA, códigos de barras y escáneres de mano…) ayudan a eliminar todo tipo de información errónea o imprecisa. La usabilidad de estos aparatos resulta muy práctica para el operario y se traduce en entregas más rápidas.

Si no contamos con un sistema informático respaldando el trabajo que se hace en almacén, los operarios han de colocar la mercancía «de memoria». Es decir, han de saber los mejores huecos y ubicaciones para colocar cada artículo según la capacidad o el tamaño de esos huecos. Pero, además, tienen que recordar dónde está situado cada artículo en el almacén.

Lo que ocurre en estos casos es que sólo los trabajadores más veteranos o aquellos con muy buena memoria consiguen recordar cada ubicación y relacionarla con la mercancía. Cualquier otro operario, como es comprensible, está perdido. Lo que hace en este caso el SGA es recepcionar y asignar la mejor ubicación en el almacén para colocar la mercancía recibida, conectando con el ERP para sincronizar todos los procesos.

Además, el programa admite que indiquemos gran cantidad de preferencias, restricciones y criterios de ubicación. De esta forma, podemos configurar el sistema para que optimice el almacén según nuestras prioridades.

Cuando tenemos que preparar un pedido (picking) con distintos artículos, con una gestión «tradicional» del almacén encontraremos que el operario recorre el almacén «de memoria» buscando cada referencia. En este caso, de nuevo estamos sujetos a si nuestros operarios recuerdan o no cada referencia y cada ubicación.

El SGA no sólo nos dice qué recorrido tenemos que hacer para coger las referencias, sino que lo optimiza de manera que no estemos «dando vueltas» por el almacén. Un dispositivo le indicará al operario dónde se encuentra cada referencia, y éste puede incluso preparar varios pedidos a la vez con la ruta de recogida optimizada para gastar la menor cantidad de tiempo posible.

> En definitiva: por qué utilizar un SGA

Lo que buscamos cuando intentamos controlar el almacén en nuestra empresa es mejorar la coordinación de las tareas que se dan en el mismo en todos los sentidos. ¿Por qué? Porque esto se va a a traducir en que nuestro cliente deje de sufrir retrasos y errores en sus pedidos y entregas.

Lo que hace el SGA dentro del ERP es estandarizar los procesos, de manera que cualquier operario pueda realizar las tareas de la forma que las hayamos predefinido, y de manera más productiva y eficiente.

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