Un gestor documental aporta la seguridad de que cada persona involucrada en el tratamiento de la información sólo accede a aquella que necesita para su trabajo. Además, facilita la aplicación de las medidas de seguridad adecuadas para los diferentes niveles de datos (básico, medio y alto). Y también permite negar el acceso a determinada información a aquellas personas no autorizadas.
Además, guarda un registro muy detallado del uso que aquellos usuarios que tienen acceso hacen de los datos.
De esta forma podemos saber quién ha accedido a un dato, quien lo ha impreso, copiado, duplicado o borrado, por ejemplo.
En este sentido, el gestor documental supone una solución para aquellas empresas que manejan datos en papel de nivel medio o alto. Y es que estas empresas se enfrentan a un dilema para conciliar las medidas de seguridad obligatorias con el uso en el día a día de la información.
Por último, dado que toda la información está en formato electrónico, es posible incluir la totalidad de los datos en la copia de seguridad semanal.
IMPORTANTE
Se ha de revisar el software que se adquiere para verificar el nivel de seguridad que permite cumplir respeto a la LOPD.