La rotura de stock se produce cuando agotamos las unidades de un producto en nuestro almacén. Por tanto, no podemos servirlo a nuestros clientes, ya que no hay existencias almacenadas de dicho producto. En ocasiones, no necesario agotar todas las unidades para considerar que existe una rotura de stock y podemos “declarar” esa situación cuando la cantidad de un determinado producto sea muy reducida.

Una rotura de stock no solo produce pérdida de ventas, sino que también ocasiona una pérdida de confianza del cliente y, habitualmente, también aumenta los costes logísticos.

¿Por qué se produce la rotura de stock?

Las causas pueden ser muy variadas; unas podemos prevenirlas y evitarlas, y otras no. Resumidamente, las causas más frecuentes por las que suelen producirse las roturas de stock podrían resumirse en:

  • Inventario incorrecto. La gestión de inventario es clave para prevenir cualquier rotura de stock. Si las existencias que tenemos inventariadas no coinciden con los datos que tenemos, difícilmente podremos planificar de forma correcta.
  • La demanda no se ha planificado bien. Debemos hacer estimaciones futuras, teniendo en cuenta factores como la estacionalidad y las fechas clave según nuestro sector. Las herramientas de análisis de datos resultan clave en este aspecto.
  • Aumento de la demanda de forma inesperada. Es un factor externo que escapa a nuestro control. Un ejemplo claro es cuando un producto concreto aparece en los medios de comunicación y, de repente, su demanda aumenta bruscamente.
  • Fallos de trasporte. Aunque tengamos una correcta previsión, podemos encontrarnos con una rotura de stock si la mercancía que tenemos previsto recibir no llega cuando debe.
  • Error humano. Suele ser lo más habitual cuando los procesos no están digitalizados. Cuando una persona, o varias, es quien debe estar pendiente de multitud de factores y realizar una serie de tareas que, en ocasiones, pueden modificarse proporcionando un resultado que termine en una rotura de stock.

¿Cómo prevenir una rotura de stock?

Resulta fundamental tener monitorizado lo que ocurre en la empresa en cada momento. El inventario debe estar actualizado a tiempo real y debemos prever las fechas clave y posibles factores externos que puedan variar la demanda. También debemos calcular cuál es nuestro stock mínimo y tenerlo disponible.

En este sentido, un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) se convierte en la herramienta clave para gestionar nuestro almacén y prevenir cualquier posible rotura de stock.

El SGA nos permite controlar nuestro stock de forma eficiente y automatizada. Además, nos proporciona un seguimiento histórico de la actividad de nuestros productos: stock, fechas de compra, estadísticas, etc. Incluso es capaz de segmentar entre diferentes almacenes y puede mostrarnos la información específicada de cada uno de ellos a la vez que podemos hacer traspasos o consultar stock de otros almacenes.

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