A contabilização de adiantamentos a fornecedores é uma prática importante na gestão empresarial. Permite que as empresas garantam a disponibilidade de bens ou serviços através de pagamentos antecipados à receção. Este guia fornece informações claras sobre o que são os adiantamentos, como são registados contabilisticamente e as normas aplicáveis em Espanha. Serão também abordados erros comuns e o uso de software contabilístico, como o da Daemon4, para otimizar este processo.
O que é um adiantamento a fornecedores?
Um adiantamento a fornecedores é uma prática comum na gestão empresarial que consiste em realizar um pagamento a um fornecedor antes de receber os produtos ou serviços solicitados. Este mecanismo pode ser benéfico tanto para o comprador quanto para o fornecedor, promovendo relações comerciais mais sólidas.
Definição de adiantamento a fornecedores
El anticipo a proveedores se define como un pago que una empresa realiza a un proveedor para asegurar la obtención de bienes o servicios en el futuro. Este pago se efectúa antes de la entrega y, generalmente, forma parte de un contrato o acuerdo entre las partes. Desde el punto de vista contable, los anticipos a proveedores son considerados activos, ya que representan un derecho sobre bienes o servicios que se recibirán en el futuro.
Razões para realizar adiantamentos a fornecedores
As empresas decidem realizar adiantamentos a fornecedores por várias razões, entre as quais se destacam:
- Financiamento de operações: Muitos fornecedores precisam de liquidez inicial para cobrir custos de produção, aquisição de materiais ou serviços. Um adiantamento permite-lhes enfrentar essas despesas.
- Estabelecimento de relações comerciais: Oferecer um adiantamento pode fortalecer a relação com o fornecedor, garantindo melhores condições de pagamento e colaboração no futuro.
- Redução do risco de incumprimento: Solicitar pagamentos antecipados ajuda os fornecedores a garantir os seus rendimentos, minimizando o risco associado à inadimplência dos clientes.
- Obtenção de descontos: Alguns fornecedores estão dispostos a oferecer tarifas mais baixas ou descontos em troca de pagamentos antecipados, o que pode resultar em poupanças significativas a longo prazo.
Passos para contabilizar um adiantamento a fornecedores
A correta contabilização de um adiantamento a fornecedores é vital para a gestão financeira de uma empresa. A seguir, detalham-se os passos específicos que devem ser seguidos para realizar este processo de forma eficaz.
Registo do adiantamento
O primeiro passo essencial na contabilização de um adiantamento a fornecedores é registar o valor do adiantamento nas contas correspondentes. Isto implica realizar vários lançamentos contabilísticos que reflitam a saída de dinheiro e o IVA suportado.
Lançamento contabilístico inicial
O lançamento contabilístico inicial é realizado para registar o adiantamento na conta “407 – Adiantamentos a fornecedores” (por exemplo). Este lançamento deve refletir o montante pago antecipadamente, bem como a diminuição do saldo em caixa ou banco.
- Exemplo de lançamento contabilístico:
- Deve: 407 – Adiantamentos a fornecedores – 15.000 €
- Credito: 57 – Caixa/Banco – 15.000 €
Registo do IVA suportado
O próximo passo consiste em registar o IVA correspondente ao adiantamento efetuado. Este IVA é contabilizado na conta “472 – IVA suportado” (nome utilizado como exemplo) e resulta de 21% do valor do adiantamento.
- Ejemplo de asiento contable:
- Deve: 472 – IVA suportado – 3.150 € (21% de 15,000 €)
- Credito: 407 – Adiantamentos a fornecedores – 3.150 €
Receção de bens ou serviços
Uma vez contabilizados o adiantamento e o seu IVA, o próximo passo é realizar o registo quando os bens ou serviços solicitados ao fornecedor forem efetivamente recebidos. Este processo implica ajustar as contas para refletir o movimento dos adiantamentos e a entrada das mercadorias.
Transferência do adiantamento para a conta de despesas ou inventário
Quando os bens são recebidos, é necessário transferir o valor do adiantamento para a conta correspondente, que pode ser “600 – Compras de mercadorias”. Este valor é contrariado com a conta de adiantamentos.
- Exemplo de lançamento contabilístico:
- Deve: 600 – Compras de mercadorias – 50.000 €
- Credito: 407 – Adiantamentos a fornecedores – 15.000 €
Liquidação do IVA sobre a fatura final
No momento da receção das mercadorias, também é essencial liquidar o IVA correspondente com base na fatura final. Este IVA será registado no mesmo lançamento contabilístico que o da compra.
- Exemplo de lançamento contabilístico:
- Deve: 472 – IVA suportado – 10.500 € (21% de 50.000 €)
Uso de software contabilístico na gestão de adiantamentos
A implementação de software contabilístico tornou-se uma ferramenta essencial para gerir adiantamentos a fornecedores. Permite otimizar processos, minimizar erros e manter um registo claro de cada transação relacionada. O software da Daemon4 está preparado para gerir adiantamentos a fornecedores de forma simples e eficaz. Solicite informações.
