Dentro de las funcionalidades de un ERP, la gestión de inventarios resulta fundamental para que una empresa sea capaz de organizar y optimizar sus recursos y mejorar, por tanto, su rentabilidad. Una buena herramienta de gestión de inventarios nos permitirá optimizar la planificación y llevar un control exhaustivo de los niveles de stock disponibles.
La correcta realización de los inventarios es clave en empresas de distribución, fabricantes, almacenes y minoristas, ya que de ello dependerá que sean capaces o no de llevar el control y seguimiento de sus costes, ventas y productos disponibles.
Ventajas de la gestión de inventarios a través del ERP
La gestión de inventarios repercute de forma muy acusada, para bien y para mal, en otros muchos aspectos de la administración de una empresa. Las soluciones ERP avanzadas como dProduction o Multiplo integran la gestión de inventarios con el control de la cadena de suministro, la planificación de recursos o los sistemas de gestión de almacenes SGA. La combinación de las distintas áreas de la cadena productiva permite una mejora cualitativa de los procesos de fabricación y almacenaje.
Una correcta administración de inventarios a través del ERP nos ayudará en aspectos esenciales para el negocio, como:
- El control de excesos o defecto de materias primas, productos y subproductos.
- La generación automática de pedidos internos y externos.
- La mejora del control del flujo de mercancías en almacén, fabricación y transporte.
- El control de existencias, movimientos y salidas de stock.
- El conocimiento actualizado y a tiempo real de la situación en fábrica y almacenes.
A la hora de gestionar los inventarios de una manera más eficiente, rápida y sencilla, los métodos tradicionales como las hojas de Excel han quedado hoy totalmente obsoletos. Mantener el control de los inventarios con un sistema moderno y eficaz mejora la capacidad de gestión de la empresa y de los ritmos de trabajo en los distintos departamentos al facilitar información real y actualizada en todo momento.
Funcionalidades más importantes del sistema de gestión de inventarios
La gestión de inventarios ha de ser capaz de administrar toda la información sobre movimientos, transferencias o ajustes de mercancía, traspasos entre almacenes y consumo interno, así como permitir el control de mermas sobre productos dañados o caducados que quedan en el almacén y a los que hay que dar salida.
Algunas de las funcionalidades más importantes que ha de ofrecer el sistema de inventarios del ERP son:
- El control de existencias: permite conocer el stock en los distintos almacenes y asegurar que tenemos a disposición todos los materiales y productos necesarios ante la demanda. La gestión de stock proporciona información a tiempo real sobre el recorrido de la mercancía. Además, nos permite conocer en todo momento el nivel de stock de los artículos así como evitar roturas de stock. El sistema ha de permitir el seguimiento a través de números de serie y lote, así como la utilización de atributos, códigos de barras y la gestión de números de referencia en el almacén (SKU).
- La gestión de compras: facilita la emisión y recepción de pedidos y la administración de las relaciones con nuestros proveedores.
- La gestión de los pedidos: aumenta el control de las necesidades de existencias para generar pedidos de forma automática, además de poder llevar un seguimiento total de los mismos.
Beneficios del control de inventarios
Aquello que está almacenado está parado. Aquello que está parado en un almacén no sólo no genera beneficio, sino que supone siempre un gasto. En la gestión del almacén, la optimización pasa por reducir el stock y orientar el flujo de mercancía hacia la rotación del inventario, minimizando así los costes de almacenamiento.
Un correcto sistema de gestión de inventarios permite controlar cuándo llegan las existencias y dónde se colocan, además de conocer cada movimiento y devolución. El exhaustivo control de existencias evita gastos innecesarios al proporcionar toda la información actualizada sobre el stock y los materiales disponibles, automatizar tareas y evitar errores y pérdida de tiempo.
Entre otros beneficios, un sistema conectado con las distintas áreas de control del ERP, permite conocer en todo momento los niveles de stock disponible, las ventas o la disponibilidad de artículos. De esta manera se evitan movimientos innecesarios, búsquedas infructuosas e infinidad de errores humanos en el momento de la preparación de pedidos o la entrega de mercancía, ayudando a conseguir una gestión más eficiente del almacén y las tareas administrativas ligadas a la cadena de suministro. Y en definitiva, aumentando la rentabilidad del negocio.
Un sistema interconectado
La mejora de la gestión de inventarios es una necesidad primordial para las empresas, que afecta directamente y de forma muy notoria a su productividad y rentabilidad. Un buen control de inventarios puede solucionar algo tan fundamental como que en todo momento dispongamos de material suficiente para trabajar, ya hablemos de materias primas o bien de subproductos en proceso de fabricación. Se trata de una tarea compleja y que influye enormemente en el funcionamiento y eficiencia de la empresa.
La integración de procesos que proporciona el ERP, junto con un sistema avanzado de gestión de inventarios, nos permitirá conectar la cadena de suministro con los procesos de compras, ventas, logística, almacén y producción, logrando beneficios como:
- Mayor equilibrio entre oferta y demanda.
- Mayor control sobre las necesidades de compra.
- Automatización de la recepción de existencias, almacenamiento, devoluciones y salidas.
- Reducción de costes por paralización del flujo de mercancías.
- Identificación de la estacionalidad en las ventas de los distintos productos en el almacén.
- Aumento de la rotación de stock evitando artículos “estancados” en el almacén.
- Reducción de costes de compras “de emergencia” al tener mayor control de las necesidades.
- Aumento de la monitorización de productos (controlando aspectos como la caducidad de los mismos).
- Reducción de mermas, extravíos y productos dañados.
- Mayor rapidez en la localización de la mercancía.
- Mejora y mayor precisión en la planificación de pedidos de reabastecimiento.
Un sistema totalmente conectado ayuda a optimizar los niveles de stock máximo y mínimo (o de seguridad) evitando exceso o escasez de productos. Del mismo modo, permite realizar ventas y dar una respuesta adecuada y rápida a nuestros clientes, ayudándonos a pronosticar mejor la demanda y mejorar el flujo de mercancías. En definitiva, brindando un mejor servicio a los clientes.
La gestión de inventarios es un proceso prioritario que impacta enormemente en la operatividad y rentabilidad de la empresa. No llevar una correcta gestión de los mismos supone un alto coste para las empresas.
En Daemon4 somos proveedores e implantadores de este tipo de software tanto en España como en Portugal. Además, contamos con una aplicación web destinada al trabajo en movilidad, para poder llevar el control desde cualquier puesto de la empresa desde dispositivos móviles. Si quiere mejorar la gestión de inventarios en su empresa, no lo dude y contacte con nuestro equipo.
